Tra il dire e il fare c’è di mezzo la tua voglia, il tuo tempo e la collaborazione con un’assistente virtuale”
Corriamo incessantemente e, continuamente, rincorriamo il tempo e i nostri molteplici task.
Vorremmo dotarci di super poteri per concludere ogni giornata senza il peso di attività in pending, peccato che spesso ci si intestardisca nel volercela fare a tutti i costi da soli, senza il supporto di qualcuno. Le motivazioni sono tra le più disparate, tra tutte ricordo ad esempio: “nessuno lavora come me”, “nessuno è capace di gestire questo lavoro come lo farei io”, “col tempo che perdo a formare qualcun altro faccio prima a farlo da me” … e via discorrendo.
Proprio per questo entra in gioco il prezioso aiuto dell’Assistente Virtuale: una figura che con professionalità, riservatezza, attenzione e cura per te e il tuo business, si occupa di affiancarti nella gestione operativa delle tue attività, da remoto, ogni volta che ne avrai bisogno. Il tuo braccio destro, il prolungamento della tua persona, il modo per non lasciare più nulla in arretrato e ottimizzare il tuo tempo.
Benvenuti alla prima intervista della Rubrica #applebreak, oggi abbiamo con noi Letizia, un’Assistente Virtuale.
Nonostante abbia dedicato questo spazio a quei settori di business tendenzialmente “no digital”, ovvero fortemente ancorati ad una logica di negozio, ufficio o azienda, ho ritenuto importante iniziare questo percorso affianco a questa figura professionale perchè rappresenta un vero esempio di rivoluzione di un’attività volta al mondo digitale, ma non solo: attraverso il suo contributo, aziende e professionisti hanno un forte incentivo a convertirsi a questo nuovo modo di lavorare.
Vi chiederete perchè la prima ad essere intervistata è un’Assistente Virtuale, che di “non Digitale” in realtà non ha nulla, anzi. Semplice, perché voglio capire innanzitutto come, attraverso il suo lavoro, le aziende hanno deciso di digitalizzarsi.
Ciao a tutti!
Cosa sarà mai l’Assistente Virtuale? E’ una figura nuova per l’Italia, un pò meno per l’America (o per i nostri vicini Europei), dove negli anni 90′ se ne sente già parlare come di una figura professionale di riferimento per liberi professionisti e aziende, che lavora totalmente da remoto, senza vincoli di presenza in ufficio. Questo le permette di collaborare con una molteplicità di realtà e figure professionali, senza i vincoli che avrebbe un dipendente.
I suoi servizi spaziano da attività di segreteria e back office, alla gestione delle mail, dall’organizzazione dell’agenda elettronica o cartacea al supporto nell’elaborazione di presentazioni, dal supporto all’ufficio commerciale all’amministrazione, o addirittura alla gestione della visibilità online. Logicamente, non si sostituisce alle figure specializzate in ogni area professionale, ma lavora in parallelo e talvolta a stretto contatto con loro per un maggior supporto.
Un vero e proprio braccio destro su cui contare per semplificare la vita professionale (e talvolta personale), attraverso strumenti che snelliscono la gestione delle attività, a prescindere dal fatto che si tratti poi di una delega effettiva o meno. Relativamente all’agenda, ad esempio, mi sono accorta di quanto stia diventando interessante l’utilizzo di quelle digitali (in sostituzione alle cartacee, spesso disorganizzate, con problemi di accavallamento orari). La loro gestione è abbastanza semplice, esistono svariate piattaforme e tool che offrono questo servizio anche gratuitamente. Basta inserire gli orari di disponibilità, così da permettere a terzi di prenotare data e ora più comode, senza avviare scambi infiniti di mail o messaggi. Questo è già un piccolo passo per snellire e semplificare la gestione dell’agenda.
In merito alla tipologia di clienti che ti contattano, ci sono aziende che hanno continuato la loro routine lavorativa in maniera poco o per nulla digitalizzata?
Direi di no, credo non ci siano aziende “totalmente chiuse al mondo digitale”.
Posso però portarti l’esempio di un’estetista che inizialmente fissava tutti gli appuntamenti a mano (vecchio stile): quando le ho parlato della possibilità di utilizzare un’agenda online, le si è aperto un mondo. Il cambiamento in questi casi non è facile, e la critica principale è legata alla mancanza di tempo, all’età delle clienti e alla loro scarsa propensione all’utilizzo di strumenti innovativi (problematica facilmente risolvibile se pensi che basterebbe far scegliere data e ora provvedendo ad aggiornare l’agenda).
Diverso è il discorso per i freelance, tendenzialmente già più pronti e abituati a soluzioni smart, che velocizzano i processi, e che magari hanno solo bisogno di altri occhi per gestire in altro modo ciò che sanno già fare al meglio.
Cosa proporresti a un’azienda o a un negozio che continua ad utilizzare l’agenda cartacea? Ad esempio, Google Calendar potrebbe essere una soluzione semplice per iniziare a muovere i primi passi verso il cambiamento digitale?
Quando mi trovo davanti a casi come questo, propongo sempre di affiancare entrambe le risorse (cartacea e digitale) permettendo così un confronto facile e non forzato dalla mia comodità nell’utilizzare uno strumento in particolare: questo permette una loro maggiore responsabilizzazione, senza contare che magari si rendono conto autonomamente di quale sia la strada più giusta da portare avanti.
Mi sono resa conto di quanto sia diffusa la mentalità vecchia scuola: non pretendo di far cambiare loro idea, ma sarebbe un successo riuscire a far capire che alcuni programmi, oltretutto facili da utilizzare, sono utilissimi per la gestione e ottimizzazione del nostro tempo. Del resto godiamo tutti di 24 ore (né più né meno) per svolgere le nostre attività. Che ne pensi?
Credo si tratti più di pregiudizi legati a cose che non conosciamo bene, di conseguenza questo ci porta a bloccare le ali del cambiamento, quando invece basterebbe essere solo un po’ più aperti. In questo caso si potrebbe proporre l’affiancamento dei due strumenti (tradizionale e innovativo), così da essere certi di averci comunque provato.
Riprendendo invece il tuo discorso iniziale, legato ai negozi che hanno iniziato ad affacciarsi al mondo virtuale, credo sia ormai dato certo quanto Instagram, ad esempio, abbia rivoluzionato il modo di far vendita in risposta al periodo segnato dalla pandemia: pubblicazioni giornaliere, foto dei prodotti, la condivisione di storie o contenuti. Probabilmente in assenza di strumenti social di questo tipo, molti negozi avrebbero semplicemente chiuso senza vendere più alcun prodotto. Questo dimostra quanto essere aperti al cambiamento spinga verso quel passo in più che permette di trarne un beneficio.
Hai qualche consiglio da dare a chi vorrebbe passare dalla vecchia scuola in ambito organizzativo, ad un’organizzazione più digitale?
Sicuramente un fattore importante per le aziende, sia lato commerciale che marketing, è l’utilizzo di un CRM, uno di quei software che ti permette di raccogliere tutti i dati e di creare categorie di clienti in base alle loro caratteristiche. Il metodo tradizionale si affida alla classica agenda piena di appuntamenti, o a infiniti file Excel ricchi di dati dei clienti (età, email, numero di telefono, appunti su appuntamenti passati). Un primo passo da muovere verso il cambiamento potrebbe quindi consistere nell’avere un unico contenitore dove trovare tutti i dati delle persone contattate, così da snellire l’attività.
Un altro spunto interessante per eliminare l’infinita quantità di carta, potrebbe essere quella di scansionare tutti i documenti e di archiviarli in uno spazio virtuale come Google Drive o Dropbox. I documenti sarebbero quindi alla portata di tutti, questo eliminerebbe il bisogno di scambiarsi svariate mail di richiesta, e men che meno girare tutto l’ufficio per consegnare il documento in questione. Questo rende il flusso molto più semplice e veloce.
Poi ovviamente bisogna fare attenzione alla gestione degli accessi, delle password, senza perdere il focus sulla sicurezza.
Questi alcuni semplici consigli che non richiedono grandi abilità o studi particolari.
A questo punto vorrei introdurre un argomento interessante, per cui ora Letizia ci racconterà un po’ di Donna Jobs, la community di cui facciamo parte.
DonnaJobs è un progetto che offre la possibilità di trovare un punto di unione tra le freelance (tutte donne, chiamate DJFree) da una parte, e aziende e liberi professionisti dall’altra, attraverso l’adesione a una piattaforma che rappresenta un vero e proprio strumento di lavoro.
Da una parte c’è chi offre il proprio servizio e dall’altra chi lo sta cercando.
Si tratta di un luogo sicuro e affidabile, che permette a entrambe le parti di ricevere garanzie relativamente al pagamento del prodotto/servizio acquistato e al conseguente ricevimento di un prodotto/servizio di qualità, entro i tempi definiti.
E’ un progetto che punta alla valorizzazione delle persona, della donna e della sua professionalità. Nello specifico, ogni DJFree avrà un suo spazio all’interno del portale, per permettere agli altri di conoscerla meglio. Sarà inoltre possibile abbattere i confini geografici, raggiungere un consulente che lavora in Sicilia piuttosto che in Trentino, senza bisogno di spostarsi, oltre ad essere un prezioso strumento per ottimizzare il proprio tempo.
Sul piano professionale, abbatte la diffidenza e i pregiudizi iniziali, presentandosi come un sistema che tutela le parti, promuovendo il lavoro, la condivisione e la collaborazione.
Inoltre, DonnaJobs è anche uno spazio per condividere corsi, e di conseguenza continuare a formarsi.
Tutto ciò per dirvi che se siete donne, avete un’attività vostra e volete farvi conoscere
oppure,
se sei un’azienda o freelance, e stai cercando donne freelance, potrai inserire richieste di preventivi generici o a determinate figure professionali in modo da ricevere i relativi preventivi.
Necessario ovviamente iscriversi gratuitamente alla piattaforma.
Non si tratta di pubblicità questa, abbiamo semplicemente a cuore questo progetto al punto da volerlo condividere con voi: uno spazio interessante dove troverete anche articoli, video, corsi; dove non si punta quindi alla mera promozione di se stessi, ma dove poter trovare professioniste valide e validi strumenti per dar via a un cambiamento che talvolta non abbiamo voglia di mettere in pratica.
C’è tutto un mondo da scoprire in DonnaJobs!